Gruppen als zentrales Steuerungselement
In openDesk werden Berechtigungen, Funktionen und Zugriffe nahezu vollständig über Gruppen gesteuert. Das bedeutet: Wer Gruppen sauber strukturiert, behält dauerhaft Kontrolle über Sicherheit, Funktionalität und Skalierbarkeit der Plattform. Viele Gruppen sind bereits systemseitig vorhanden und dürfen nicht gelöscht werden, da sie direkt mit Funktionen von openDesk verknüpft sind. Ein grundlegendes Verständnis der Gruppenlogik ist daher essenziell für jede Administration.
Gruppenanlage im Administrationsbereich
Die Anlage neuer Gruppen erfolgt direkt im Administrationsbereich über die App Gruppen. Nach dem Öffnen sehen Administratoren eine umfangreiche Liste bereits vorhandener Gruppen.
Über den Button „Hinzufügen“ kann eine neue Gruppe erstellt werden. Dabei lassen sich:
- Gruppenname
- Beschreibung
- Mitglieder
direkt definieren. So können neue organisatorische Einheiten oder funktionale Gruppen schnell abgebildet werden.
Gruppen in Gruppen – Funktionen vererben
Ein besonders mächtiges Konzept in openDesk ist die Möglichkeit, Gruppen ineinander zu verschachteln. Das heißt: Einer Gruppe können andere Gruppen hinzugefügt werden. Der Vorteil: Da viele Funktionen an systeminterne Gruppen gebunden sind, lassen sich Berechtigungen elegant „vererben“.
Ein Beispiel aus der Praxis: Wird die Gruppe 2FA-Users einer selbst angelegten Gruppe hinzugefügt, gilt die Zwei-Faktor-Authentifizierung automatisch für alle Mitglieder dieser Gruppe.
So lassen sich Sicherheits- und Funktionsanforderungen zentral und konsistent umsetzen.
Gruppen in openDesk-Komponenten verwenden
Nach der Anlage einer Gruppe kann festgelegt werden, in welchen openDesk-Komponenten diese Gruppe verfügbar sein soll. Im Bereich openDesk innerhalb der Gruppenverwaltung lassen sich gezielt Häkchen setzen, zum Beispiel für:
- Nextcloud
- Projektmanagement
- weitere Plattform-Komponenten
Erst wenn eine Gruppe hier freigegeben ist, kann sie innerhalb der jeweiligen Anwendung genutzt werden – etwa zur Rechtevergabe oder Zugriffsbeschränkung.
Gruppen und LDAP-Synchronisation
Arbeiten Organisationen mit einer LDAP- oder Active-Directory-Synchronisation, können auch Gruppen automatisch aus dem Verzeichnis übernommen werden. Diese synchronisierten Gruppen erscheinen anschließend ebenfalls im Adminbereich von openDesk. Damit sie sinnvoll genutzt werden können, müssen sie – wie manuell angelegte Gruppen – den jeweiligen Komponenten zugewiesen werden. So lassen sich bestehende Strukturen aus dem Verzeichnisdienst nahtlos in openDesk weiterverwenden.
Übersicht, Einfachheit und Skalierbarkeit
Der große Vorteil der Gruppenverwaltung in openDesk liegt in ihrer Klarheit:
- Gruppen sind leicht anzulegen
- Funktionen werden konsistent gesteuert
- Rechte lassen sich nachvollziehbar vererben
- Strukturen bleiben auch bei vielen Nutzern übersichtlich
Gerade in wachsenden Organisationen ist diese gruppenbasierte Logik der Schlüssel für nachhaltige Administration.
openDesk als Managed Service – souveräner Betrieb ohne Aufwand
Eine saubere Gruppenstruktur ist entscheidend – ihr langfristiger Betrieb ebenso. Mit dem Managed Service für openDesk übernimmt DACHS IT nicht nur den technischen Betrieb, sondern unterstützt auch bei Struktur, Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform.
Unser Service umfasst:
- Betrieb & Wartung der openDesk-Umgebung
- Monitoring von Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance
- Updates & Patches aller Komponenten
- Backup- und Restore-Strategien
- Support & Incident-Management durch erfahrene openDesk-Experten
So bleibt openDesk übersichtlich, sicher und skalierbar – auch bei komplexen Benutzer- und Gruppenstrukturen.
