Benutzeranlage im Adminbereich
Die Benutzerverwaltung ist ein zentraler Bestandteil des openDesk-Adminbereichs. Administratorinnen und Administratoren können über die Benutzer-App bestehende Konten einsehen und neue Benutzer komfortabel anlegen. Beim Anlegen eines neuen Kontos werden grundlegende Informationen wie Name, Benutzername und primäre E-Mail-Adresse hinterlegt. Anschließend lässt sich festlegen, ob es sich um einen normalen openDesk-Benutzer oder um einen Administrator handelt.
Rollen und Vorlagen für Benutzer
openDesk arbeitet mit Vorlagen, um Benutzerrollen einheitlich und effizient zu vergeben. Standardmäßig stehen Vorlagen für normale Benutzer und Administratoren zur Verfügung, die bei Bedarf erweitert oder angepasst werden können. Diese Vorlagen definieren, welche Grundrechte ein Benutzer erhält – und sorgen so für konsistente Berechtigungen innerhalb der Organisation.
Einladungslink, Passwort und Kontostatus
Nach der Benutzeranlage bietet openDesk verschiedene Möglichkeiten zur Kontoaktivierung:
- Versand eines Einladungslinks per E-Mail, über den der Benutzer selbst ein Passwort setzt
- manuelle Vergabe eines initialen Passworts
- optionales Deaktivieren des Kontos für eine spätere Freischaltung
Gerade für neue oder externe Mitarbeitende ist der Einladungslink besonders praktisch, da kein Passwort manuell verteilt werden muss.
Gruppen als zentrales Steuerungselement
In openDesk wird ein Großteil der Berechtigungen über Gruppen gesteuert. Jeder Benutzer ist mindestens einer primären Gruppe zugeordnet – in der Regel den Domain-Usern oder Administratoren. Darüber hinaus können weitere Gruppen zugewiesen werden, die Funktionen, Zugriffe und Sicherheitsrichtlinien definieren. Diese gruppenbasierte Verwaltung sorgt für Übersichtlichkeit und einfache Skalierbarkeit.
Sicherheitsfunktionen und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Ein häufiges Thema in der Administration ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). In openDesk wird diese nicht global erzwungen, sondern gezielt über eine spezielle Gruppe aktiviert. Wird ein Benutzer der Gruppe 2-Faktor-Users hinzugefügt, ist die Nutzung von 2FA verpflichtend. Die Einrichtung erfolgt über einen QR-Code und ist für die Nutzer schnell erledigt. So lassen sich Sicherheitsanforderungen differenziert und bedarfsgerecht umsetzen.
Kontosteuerung und Lebenszyklen
Administratoren können Benutzerkonten zeitlich begrenzen oder deaktivieren. So lassen sich zum Beispiel Ablaufdaten setzen, nach deren Erreichen sich ein Benutzer nicht mehr anmelden kann. Zusätzlich kann festgelegt werden, dass ein Benutzer sein Passwort beim nächsten Login ändern muss – eine einfache, aber wirkungsvolle Sicherheitsmaßnahme.
App- und Funktionssteuerung pro Benutzer
Besonders leistungsfähig ist der Bereich openDesk innerhalb der Benutzerverwaltung. Hier können Administratoren gezielt steuern, auf welche Anwendungen ein Benutzer zugreifen darf:
- Nextcloud (Dateien)
- OpenProject (Projekte)
- XWiki (Wissen)
- Groupware-Funktionen wie E-Mail und Kalender
Zudem lassen sich administrative Rollen auf App-Ebene vergeben, etwa für Projekt-, Wissens- oder Datei-Administratoren.
Mailfunktionen, Aliase und Weiterleitungen
Im erweiterten Mailbereich können Administratoren zusätzliche Einstellungen vornehmen:
- Einrichtung von E-Mail-Aliasen
- Weiterleitungen, z. B. für Vertretungen
- alternative E-Mail-Adressen pro Benutzer
Damit lässt sich die E-Mail-Kommunikation flexibel an organisatorische Anforderungen anpassen.
openDesk als Managed Service – souveräner Betrieb ohne Aufwand
Eine leistungsfähige Benutzerverwaltung entfaltet ihren vollen Nutzen erst im stabilen Betrieb. Mit dem Managed Service für openDesk übernimmt DACHS IT nicht nur die Plattform, sondern auch den sicheren und kontinuierlichen Betrieb.
Unser Service umfasst:
- Betrieb & Wartung der gesamten openDesk-Umgebung
- Monitoring von Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance
- Updates & Patches aller Komponenten
- Backup- und Restore-Strategien
- Support & Incident-Management durch erfahrene openDesk-Experten
So können sich Administratoren auf Richtlinien, Organisation und Weiterentwicklung konzentrieren – während DACHS IT für einen zuverlässigen, souveränen Betrieb sorgt.
