Der Administratorzugang im Überblick
Der Admin-Bereich von openDesk ist vollständig webbasiert und über den normalen Browser erreichbar. Nach der Anmeldung als Administrator stehen mehrere klar strukturierte Verwaltungsbereiche zur Verfügung – unter anderem für Benutzer, Gruppen, Groupware und das Portal selbst. Ziel des Admin-Bereichs ist es, alle zentralen Funktionen an einem Ort bereitzustellen, ohne zusätzliche Tools oder komplexe Konfigurationsdateien nutzen zu müssen.
Benutzer- und Gruppenverwaltung
Ein zentrales Element im Admin-Bereich ist die Benutzerverwaltung. Hier können Administratoren:
- neue Benutzer anlegen
- Benutzer bestehenden Gruppen zuweisen
- Rechte vergeben oder entziehen
- einzelne Funktionen aktivieren oder deaktivieren
Ergänzt wird dies durch die Gruppenverwaltung. Gruppen dienen nicht nur der organisatorischen Struktur, sondern auch der Rechte- und Funktionssteuerung. Benutzer können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden, wodurch sich Berechtigungen flexibel anpassen lassen.
Groupware-Verwaltung und Funktionspostfächer
Im Bereich Verwaltung Groupware finden sich unter anderem die Funktionspostfächer. Dabei handelt es sich um gemeinsame E-Mail-Postfächer wie zum Beispiel:
- info@
- support@
- news@
Diese Postfächer können mehreren Benutzern zugewiesen werden. Alle zugeordneten Nutzer haben Zugriff auf eingehende E-Mails und können auch im Namen des Funktionspostfachs antworten. Das erleichtert Teamarbeit und stellt sicher, dass Anfragen nicht an einzelne Personen gebunden sind.
Ressourcen und Kalendersteuerung
Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Ressourcenverwaltung. Hier lassen sich Ressourcen wie:
- Meetingräume
- Fahrzeuge
- andere buchbare Objekte (Beamer, Flipcharts, Moderatorenkoffer, Presenter etc.)
anlegen. Technisch handelt es sich dabei um spezielle Kalender. Wird eine Ressource für einen Zeitraum gebucht, reagiert sie automatisch: Ist der Zeitraum frei, wird die Buchung bestätigt, ist er belegt, wird sie abgelehnt. So lassen sich Räume und Ressourcen transparent und konfliktfrei organisieren.
Ankündigungen und Newsfeed
Für die interne Kommunikation bietet openDesk im Admin-Bereich die App Announcements. Sie eignet sich für:
- Wartungsankündigungen
- geplante Ausfälle
- allgemeine Informationen für alle Nutzer
Zusätzlich gibt es einen Newsfeed, der über XWiki gepflegt werden kann. Dort lassen sich aktuelle Hinweise, interne News oder organisatorische Informationen zentral anzeigen – direkt im Portal für alle Anwender sichtbar.
Portal bearbeiten und Oberflächenanpassung
Im Bereich Portal bearbeiten können Administratoren das Erscheinungsbild und die Struktur des openDesk-Portals anpassen. Hier lassen sich unter anderem:
- neue Kacheln hinzufügen
- zusätzliche Apps oder externe Links integrieren
- bestehende Einträge anpassen oder entfernen
Damit kann das Portal genau auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten werden – übersichtlich, funktional und ohne Programmieraufwand.
openDesk als Managed Service – souveräner Betrieb ohne Aufwand
Ein leistungsfähiger Admin-Bereich ist die Grundlage – doch Betrieb, Wartung und Sicherheit kosten Zeit und Ressourcen. Mit dem Managed Service für openDesk übernimmt DACHS IT diese Aufgaben vollständig. Unser Service umfasst:
- Betrieb & Wartung der gesamten openDesk-Umgebung
- Monitoring von Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance
- Updates & Patches aller Komponenten
- Backup- und Restore-Strategien für maximale Datensicherheit
- Support & Incident-Management durch erfahrene openDesk-Experten
So können sich Administratoren auf die fachliche Nutzung konzentrieren, während DACHS IT für einen stabilen, sicheren und zukunftsfähigen Betrieb sorgt.
