Der Einstieg: Warum sich der Umstieg lohnt
Immer mehr Unternehmen möchten sich unabhängiger von proprietären Systemen machen und setzen auf offene, datenschutzfreundliche Alternativen. openDesk bietet hier eine moderne, kollaborative Plattform für E-Mail, Kalender, Kontakte und Kommunikation – vollständig auf offenen Standards aufgebaut. Wer bislang Microsoft Exchange nutzt, steht daher häufig vor der Frage: Wie lässt sich der Wechsel technisch sinnvoll und ohne Datenverlust realisieren?
Postfächer übertragen – einfach per IMAP
Der Umzug von E-Mails ist meist der wichtigste Teil einer Migration. Glücklicherweise unterstützt Exchange das Standardprotokoll IMAP, das sich auch von openDesk nutzen lässt. Mit Hilfe eines IMAP-Synchronisationstools können bestehende Exchange-Postfächer direkt mit openDesk verbunden werden. Dabei werden sämtliche E-Mails – inklusive Lesestatus, Anhängen und Ordnerstruktur – übernommen. So bleiben alle Inhalte erhalten, und Anwender können sofort in der neuen Umgebung weiterarbeiten.
Kalender und Kontakte: Exportieren statt Synchronisieren
Komplexer wird es bei Kalendern und Kontakten. Diese Daten sind in Exchange eng mit den Microsoft-Diensten wie Teams oder Outlook verknüpft, was eine direkte Synchronisation erschwert. Der beste Weg: Ein Export über Outlook oder die Weboberfläche. Kalender können als iCal-Dateien (.ics) und Kontakte als vCard-Dateien (.vcf) exportiert werden. Beide Formate lassen sich anschließend in openDesk importieren – schnell und ohne Drittsoftware. Damit stehen alle persönlichen Termine, Kontakte und Notizen auch in der neuen Umgebung vollständig zur Verfügung.
Meetings und wiederkehrende Termine prüfen
Ein Punkt, der häufig übersehen wird: Kalendertermine, die Links zu Microsoft Teams oder anderen Plattformen enthalten, sollten nach der Migration überprüft werden. Da diese Verknüpfungen in der Regel systemabhängig sind, empfiehlt es sich, wiederkehrende Termine oder Meetings im neuen System neu anzulegen. So können beispielsweise GCMeet oder andere Konferenztools direkt integriert werden. Gerade bei täglichen Meetings oder Projektbesprechungen lohnt sich dieser kleine Schritt, um Missverständnisse zu vermeiden.
Gute Vorbereitung ist entscheidend
Eine erfolgreiche Migration hängt stark von der Planung ab. Dazu gehört die Analyse der bestehenden Exchange-Umgebung, die Auswahl der richtigen Tools sowie das Festlegen einer klaren Reihenfolge – etwa:
- IMAP-Synchronisation der Postfächer
- Export und Import der Kalender und Kontakte
- Prüfung der Termine und Kommunikations-Links
- Tests und Freigabe durch Pilotanwender
Mit einer strukturierten Vorgehensweise lassen sich Ausfallzeiten minimieren und Benutzer schnell produktiv machen.
Unterstützung durch erfahrene Experten
Auch wenn viele Schritte technisch nachvollziehbar sind, ist eine Migration kein triviales Projekt – besonders bei komplexen Umgebungen mit vielen Benutzern. Das DACHS IT-Team unterstützt Unternehmen auf Wunsch bei Analyse, Planung und Umsetzung von openDesk auch im Rahmen eines Managed Services. Dabei stehen Datensicherheit, Stabilität und Transparenz im Vordergrund – für einen Umstieg, der funktioniert.
OpenDesk als Managed Service – Betrieb ohne Aufwand
Neben der Migration bietet DACHS IT auch den Managed Service für openDesk an. Damit übernehmen wir den kompletten Betrieb, die Wartung und das Monitoring Ihrer openDesk-Instanz – egal ob On-Premises oder in der Cloud.
Unser Service umfasst:
- Betrieb & Wartung Ihrer OpenDesk-Umgebung
- Monitoring von Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance
- Updates & Patches für alle Komponenten
- Backup- und Restore-Strategien für maximale Datensicherheit
- Support & Incident-Management durch erfahrene openDesk-Experten
So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir sicherstellen, dass Ihre openDesk-Plattform zuverlässig, sicher und performant läuft – rund um die Uhr.
Fazit
Die Migration von Microsoft Exchange zu openDesk ist mit überschaubarem Aufwand möglich. Während E-Mails bequem per IMAP übertragen werden, lassen sich Kalender und Kontakte über Standardformate wie iCal und vCard einspielen. Mit der richtigen Vorbereitung – und auf Wunsch professioneller Unterstützung – gelingt der Wechsel reibungslos und nachhaltig.
