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openDesk: Open Source am Verwaltungsarbeitsplatz

Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, digitale Prozesse effizient und souverän zu gestalten. openDesk kombiniert Open-Source-Komponenten für einen digitalen Arbeitsplatz und ermöglicht so mehr Unabhängigkeit von proprietären Lösungen.In diesem Vortrag erfährst du, wie openDesk funktioniert, welche Komponenten es umfasst und wie es auf Kubernetes betrieben wird.

Digitale Souveränität
3 Min
27. März 2025

Warum openDesk?

Jeder kennt den Medienbruch in der Verwaltung: Formulare werden ausgedruckt, verschickt und wieder digitalisiert. Um diesen ineffizienten Prozess zu verbessern, setzt openDesk auf eine offene, interoperable und modulare Plattform.Die Idee dahinter: Open Source für den öffentlichen Sektor nutzbar machen, um Kosten zu sparen, Abhängigkeiten zu reduzieren und Innovationen zu fördern.

openDesk als digitale Open-Source-Arbeitsumgebung

openDesk ist eine Open-Source-Plattform, die verschiedene Software-Komponenten für die öffentliche Verwaltung bündelt.Dazu gehören Werkzeuge für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Videokonferenzen und Dokumentenmanagement.

Ziel ist es, eine Alternative zu proprietären Lösungen zu schaffen, die zunehmend in die Cloud verlagert werden und oft nicht den Datenschutzanforderungen öffentlicher Institutionen entsprechen.

Open Source in der Verwaltung: Mehr Unabhängigkeit und Sicherheit

Die EU-Softwarestrategie von 2020 bis 2023 betont die Bedeutung von Open Source für mehr digitale Souveränität.Die deutsche Verwaltung greift diese Idee auf und entwickelt Konzepte, um Open Source als Standard in Behörden zu etablieren.

Bestandteile und Kernkomponenten von openDesk

openDesk kombiniert mehrere Open-Source-Tools zu einer integrierten Plattform:

  • Univention Corporate Server: Portal, Single Sign-On und Rechteverwaltung
  • Nextcloud: Dateispeicherung und Kollaboration
  • Open-Xchange: E-Mail, Kalender und Groupware
  • Element: Matrix-basierter Chat-Client
  • Nordeck: Digitales Whiteboard
  • Collabora Online: Kollaborative Textverarbeitung
  • Jitsi: Videokonferenzsystem
  • XWiki: Wissensmanagement
  • OpenProject: Projektmanagement

Integration und Kompatibilität von Software-Komponenten

Die Herausforderung besteht darin, verschiedene Open-Source-Komponenten nahtlos miteinander zu verbinden.Durch eine standardisierte Architektur mit APIs und Containerisierung soll sichergestellt werden, dass Anwendungen reibungslos zusammenarbeiten.

Deployment auf Kubernetes: Architektur und Skalierung

openDesk läuft als Kubernetes-Anwendung und nutzt Helm-Charts für die Bereitstellung.Anstelle einzelner Helm-Charts wird ein Helmfile genutzt, das mehrere Komponenten in einer standardisierten Umgebung zusammenfasst.

Beispiel für eine Helmfile-Struktur:

releases:  
  - name: nextcloud  
    chart: nextcloud/nextcloud  
  - name: collabora  
    chart: collabora/collabora-online  
  - name: matrix  
    chart: matrix/matrix-synapse   

Die Digitale Verwaltungscloud-Strategie und openDesk

Die DVS ist eine Initiative des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI), die eine standardisierte Cloud-Architektur für die öffentliche Verwaltung schaffen soll.openDesk ist eine der ersten Lösungen, die sich an den Vorgaben der DVS orientiert.

Technische und organisatorische Hürden bei der Implementierung

Obwohl openDesk eine vielversprechende Alternative zu proprietären Lösungen bietet, gibt es Herausforderungen:

  • Technische Anpassungen: Verwaltungsspezifische Anforderungen müssen berücksichtigt werden.
  • IT-Sicherheitsrichtlinien: openDesk muss IT-Grundschutz-konform entwickelt werden.
  • Akzeptanz und Schulung: Mitarbeiter müssen an neue Software gewöhnt werden.

Weiterentwicklung und Roadmap von openDesk

Die Entwicklung von openDesk ist noch nicht abgeschlossen.Ende 2023 soll eine erste betriebsfähige Version verfügbar sein, die kontinuierlich verbessert wird.Schwerpunkte für die Weiterentwicklung:

  • Optimierung der Benutzerfreundlichkeit
  • Bessere Sicherheitsmechanismen
  • Integration neuer Open-Source-Tools

Best Practices für den Einsatz in Kommunen und Behörden

  • Schrittweise Einführung: openDesk zunächst in Pilotprojekten testen.
  • Schulung der Mitarbeiter: Akzeptanz durch Weiterbildung fördern.
  • Regelmäßige Updates: Sicherheits- und Funktionsupdates einplanen.
  • Modulare Nutzung: Nur benötigte Komponenten installieren.

Ressourcen und weiterführende Links

Weitere Informationen zu openDesk und relevanten Open-Source-Initiativen finden sich in den folgenden Quellen:

  • openDesk Git-Repository
  • EU-Softwarestrategie 2020–2023
  • DVS – Digitale Verwaltungscloud-Strategie
  • IT-Planungsrat

Fazit

openDesk ist ein vielversprechender Schritt in Richtung digitale Souveränität für Behörden und Verwaltungen.Mit einer standardisierten, offenen Architektur auf Basis von Kubernetes ermöglicht es eine flexible, anpassbare und sichere Arbeitsumgebung.Die Zukunft wird zeigen, wie weit sich openDesk als Alternative zu proprietären Lösungen durchsetzen kann.

Autor
Alexander Schaber
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