Keine native Archivierung in openDesk
openDesk konzentriert sich auf sichere Kommunikation, Zusammenarbeit und offene Standards – eine native Archivierungsfunktion gehört aktuell jedoch nicht zum Funktionsumfang. Das bedeutet: E-Mails, die in openDesk empfangen oder versendet werden, werden zwar sicher gespeichert, aber nicht automatisch langfristig archiviert. Gerade für Organisationen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – etwa nach GoBD oder DSGVO – ist es daher sinnvoll, eine separate Archivierungslösung zu integrieren.
Optionen für die E-Mail-Archivierung
Viele Organisationen, die openDesk einsetzen, nutzen bereits bewährte Lösungen zur E-Mail-Archivierung. Zwei der gängigsten Varianten sind:
MailStore (by OpenText): Eine kommerzielle Lösung, die sich durch einfache Verwaltung, hohe Skalierbarkeit und umfassende Compliance-Funktionen auszeichnet.
MailPiler (Open Source): Eine kostenlose, quelloffene Alternative, die sich flexibel in bestehende Infrastrukturen integrieren lässt und die Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllt.
Beide Systeme können über standardisierte Protokolle mit openDesk verbunden werden und ermöglichen eine sichere, regelkonforme Archivierung aller Nachrichten.
Integration bestehender Archivierungssysteme
Viele Unternehmen verfügen bereits über ein Archivierungssystem – und genau das lässt sich auch mit openDesk weiterverwenden. Über IMAP, SMTP oder dedizierte API-Schnittstellen können Mails automatisch an die Archivlösung weitergeleitet werden. Dadurch lassen sich vorhandene Prozesse beibehalten, ohne dass zusätzliche Systeme oder Workflows notwendig sind. So bleibt die Umgebung übersichtlich und bewährte Sicherheitsmechanismen können weiterhin genutzt werden.
Vergleich mit Microsoft Exchange und Office 365
Auch bei Microsoft Exchange oder Office 365 ist E-Mail-Archivierung kein Selbstläufer. Zwar bietet Microsoft entsprechende Dienste an, doch die Verantwortung für die Einrichtung, Pflege und Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien liegt in der Regel beim Kunden selbst. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb – unabhängig vom System – für eigene Archivierungslösungen, um Compliance-Vorgaben zuverlässig einzuhalten und Daten langfristig zugänglich zu halten.
Datenkontrolle und Souveränität
Ein wesentlicher Vorteil einer externen Archivierung liegt in der vollen Kontrolle über die eigenen Daten. Ob MailStore oder MailPiler: Die Archivierung läuft im eigenen Verantwortungsbereich und kann bei Bedarf leicht umgezogen oder angepasst werden. Das stärkt die digitale Souveränität – ein zentraler Aspekt, den openDesk mit seiner offenen, europäischen Architektur ohnehin verfolgt.
Migration und Kompatibilität
Wer bereits eine Mailarchivierung im Einsatz hat, profitiert doppelt: Beim Umstieg auf openDesk kann das bestehende Archivierungssystem einfach angebunden werden. So bleiben historische E-Mails erhalten, und die Migration erfolgt deutlich unkomplizierter, da sich vorhandene Prozesse nahtlos weiterführen lassen.
openDesk als Managed Service – souveräner Betrieb ohne Aufwand
Neben der Integration von Archivierungslösungen unterstützt DACHS IT Unternehmen auch beim täglichen Betrieb von openDesk. Mit dem Managed Service für openDesk übernehmen wir alle technischen Aufgaben – von der Wartung über das Monitoring bis hin zu Sicherheit und Support.
Unser Service umfasst:
- Betrieb & Wartung Ihrer openDesk-Umgebung
- Monitoring von Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance
- Updates & Patches aller Komponenten
- Backup- und Restore-Strategien für maximale Datensicherheit
- Support & Incident-Management durch erfahrene openDesk-Experten
So stellen wir sicher, dass Ihre openDesk-Plattform stabil, sicher und performant läuft – während Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
