UKM (Universitätsklinikum Münster)
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Implementierung einer SaaS-Lösung für Zeiterfassung und Dienstplanung
Das Gebäudemanagement des Universitätsklinikums Münster stand vor der Herausforderung, ein modernes und effizientes Zeiterfassungs-, Dienst- und Objektplanungssystem zu implementieren. Die bestehende IT-Landschaft basierte auf veralteten Prozessen und On-Premise-Lösungen, die eine flexible, cloudbasierte Planung erschwerten.
Ziel war es, eine zentrale, cloudbasierte SaaS-Lösung einzuführen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Dabei mussten verschiedene rechtliche und betriebliche Anforderungen, darunter Datenschutz, IT-Sicherheit und arbeitsrechtliche Betriebsvereinbarungen, berücksichtigt werden. Zudem galt es, ein vielschichtiges Stakeholder-Management durchzuführen, um Betriebsräte, Personalabteilungen, IT-Architekten und andere beteiligte Fachbereiche in die Transformation einzubinden.
Das Projekt wurde mit einem strukturierten Projekt- und Change-Management-Ansatz umgesetzt, um technische, organisatorische und betriebliche Anforderungen optimal aufeinander abzustimmen.
1. Technische Umsetzung:
- Entwicklung einer Schnittstellenarchitektur, um die Cloud-Lösung nahtlos mit der bestehenden On-Premise-IT (SAP HCM) zu verbinden.
- Einsatz von Miro, Jira und Wiki für das agile Projektmanagement, um Anforderungen, Workflows und Stakeholder-Kommunikation transparent zu steuern.
- Planung und Umsetzung der IT-Security- und Datenschutzanforderungen, unter enger Abstimmung mit dem CISO und den Datenschutzbeauftragten.
2. Organisatorische Maßnahmen:
- Führen eines 6-köpfigen Kernprojektteams zur operativen Umsetzung der Plattform-Einführung.
- Durchführung von Stakeholder-Workshops, um Anforderungen zu erfassen und Akzeptanz für die neue Lösung zu schaffen.
- Regelmäßige Jour-Fixe-Meetings mit Betriebsräten, Personalabteilung und IT-Teams, um regulatorische, organisatorische und technische Aspekte abzustimmen.
- Durchführung einer strukturierten Anbieterbewertung und Beschaffung, um eine rechtskonforme Vergabe nach EVB-IT, VgV und UVgO sicherzustellen.
3. Change-Management & Schulungen:
- Entwicklung eines gestaffelten Change-Management-Plans, um Mitarbeitende schrittweise in die neue Umgebung zu integrieren.
- Organisation von Workshops, Schulungen und Informationsveranstaltungen, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen.
- Etablierung eines Systems zur kontinuierlichen Feedback-Erfassung, um Verbesserungspotenziale während und nach der Einführung zu identifizieren.
Mit der Einführung der neuen SaaS-basierten Zeiterfassungs- und Dienstplanungslösung konnten signifikante betriebliche Verbesserungen erzielt werden:
- Reduzierung administrativer Aufwände durch automatisierte Prozesse und eine zentrale Plattform für alle Planungsaufgaben.
- Höhere Transparenz und bessere Planbarkeit der Dienstzeiten durch Echtzeit-Daten und nahtlose Integration mit SAP HCM.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, mobile Zugriffsmöglichkeiten und klare Prozesse.
- Sicherheit und Compliance durch enge Abstimmung mit IT-Security, Datenschutz und Betriebsräten, wodurch das System nahtlos in bestehende Regelwerke integriert wurde.
- Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Geschäftsbereichen, Personalabteilung und IT, da durch die strukturierte Einführung klare Verantwortlichkeiten geschaffen wurden.
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