UKM (Universitätsklinikum Münster)

Das Gebäudemanagement des Universitätsklinikums Münster stand vor der Herausforderung, ein modernes und effizientes Zeiterfassungs-, Dienst- und Objektplanungssystem zu implementieren. Die bestehende IT-Landschaft basierte auf veralteten Prozessen und On-Premise-Lösungen, die eine flexible, cloudbasierte Planung erschwerten.

Ziel war es, eine zentrale, cloudbasierte SaaS-Lösung einzuführen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Dabei mussten verschiedene rechtliche und betriebliche Anforderungen, darunter Datenschutz, IT-Sicherheit und arbeitsrechtliche Betriebsvereinbarungen, berücksichtigt werden. Zudem galt es, ein vielschichtiges Stakeholder-Management durchzuführen, um Betriebsräte, Personalabteilungen, IT-Architekten und andere beteiligte Fachbereiche in die Transformation einzubinden.

Das Projekt wurde mit einem strukturierten Projekt- und Change-Management-Ansatz umgesetzt, um technische, organisatorische und betriebliche Anforderungen optimal aufeinander abzustimmen.

1. Technische Umsetzung:

• Entwicklung einer Schnittstellenarchitektur, um die Cloud-Lösung nahtlos mit der bestehenden On-Premise-IT (SAP HCM) zu verbinden.

• Einsatz von Miro, Jira und Wiki für das agile Projektmanagement, um Anforderungen, Workflows und Stakeholder-Kommunikation transparent zu steuern.

• Planung und Umsetzung der IT-Security- und Datenschutzanforderungen, unter enger Abstimmung mit dem CISO und den Datenschutzbeauftragten.

2. Organisatorische Maßnahmen:

• Führen eines 6-köpfigen Kernprojektteams zur operativen Umsetzung der Plattform-Einführung.
• Durchführung von Stakeholder-Workshops, um Anforderungen zu erfassen und Akzeptanz für die neue Lösung zu schaffen.
• Regelmäßige Jour-Fixe-Meetings mit Betriebsräten, Personalabteilung und IT-Teams, um regulatorische, organisatorische und technische Aspekte abzustimmen.
• Durchführung einer strukturierten Anbieterbewertung und Beschaffung, um eine rechtskonforme Vergabe nach EVB-IT, VgV und UVgO sicherzustellen.

3. Change-Management & Schulungen:

• Entwicklung eines gestaffelten Change-Management-Plans, um Mitarbeitende schrittweise in die neue Umgebung zu integrieren.
• Organisation von Workshops, Schulungen und Informationsveranstaltungen, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen.
• Etablierung eines Systems zur kontinuierlichen Feedback-Erfassung, um Verbesserungspotenziale während und nach der Einführung zu identifizieren.