AOK Systems

Ein großer GKV-Kunde der AOK Systems entschied sich für den Wechsel seines Managed-Service- und Private-Cloud-Anbieters. Die Transition dieser geschäftskritischen Umgebung erforderte eine sorgfältige Planung, reibungslose Koordination aller Beteiligten und ein strukturiertes Change-Management, um Betriebsunterbrechungen und Wissensverluste zu vermeiden.

Herausforderungen in diesem Projekt waren:

• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs der Softwarelandschaft, ohne Auswirkungen auf den laufenden Betrieb der Krankenkasse.
• Koordination zwischen mehreren Parteien, darunter der neue Cloud-Anbieter, der bisherige Dienstleister, interne Entwicklungsteams sowie die Krankenkasse selbst.
• Wissensübertragung der bestehenden Softwarelösungen auf den neuen IT-Dienstleister.
• Organisierung der Go-Live-Phase mit strukturierten Test- und Rufbereitschaftsplänen, um Risiken zu minimieren.

Das Projekt wurde in mehreren Phasen umgesetzt, um eine strukturierte und kontrollierte Transition der Private-Cloud-Umgebung sicherzustellen.

1. Koordination aller Projektbeteiligten und Abstimmung mit der neuen Private Cloud

• Zusammenarbeit mit der Projektleitung des neuen Cloud-Anbieters, um technische Anforderungen frühzeitig zu klären.
• Abstimmung mit dem bisherigen Cloud-Anbieter, um bestehende Prozesse zu analysieren und notwendige Migrationsmaßnahmen abzuleiten.
• Organisation von Jour Fixes, Meetings und Workshops mit internen und externen Stakeholdern, um alle Beteiligten kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten.

2. Wissensmanagement und Dokumentation

• Identifikation von Wissenslücken beim neuen IT-Dienstleister und Planung gezielter Schulungen.
• Aggregation und Bereitstellung relevanter Softwaredokumentationen, um die Transition effizient zu gestalten.
• Einsatz interner Experten für Beratung und Wissenstransfer, um die Softwarelösungen optimal in die neue IT-Umgebung zu integrieren.

3. Cutover-Planung und Vorbereitung des Go-Live

• Zuarbeit zum Transitionsplan, um kritische Meilensteine und Abhängigkeiten frühzeitig zu identifizieren.
• Erstellung eines Rufbereitschaftsplans für die Generalprobe und den Go-Live, um schnell auf potenzielle Probleme reagieren zu können.
• Durchführung von Testszenarien und Validierungen, um den Übergang in die neue Umgebung abzusichern.

4. Change-Management und laufende Abstimmung mit Stakeholdern

• Regelmäßige Kommunikation mit Endkunde (Krankenkasse), IT-Dienstleistern und internen Teams, um Transparenz im gesamten Transitionsprozess sicherzustellen.
• Planung und Steuerung des Wissenstransfers durch Workshops und interne Schulungen.
• Steuerung von internen und externen Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Fachbereiche eingebunden sind.