AOK Systems
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Gesamtkoordination der IT-Dienstleister-Transition und Change-Management
Ein großer GKV-Kunde der AOK Systems entschied sich für den Wechsel seines Managed-Service- und Private-Cloud-Anbieters. Die Transition dieser geschäftskritischen Umgebung erforderte eine sorgfältige Planung, reibungslose Koordination aller Beteiligten und ein strukturiertes Change-Management, um Betriebsunterbrechungen und Wissensverluste zu vermeiden.
Herausforderungen in diesem Projekt waren:
- Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs der Softwarelandschaft, ohne Auswirkungen auf den laufenden Betrieb der Krankenkasse.
- Koordination zwischen mehreren Parteien, darunter der neue Cloud-Anbieter, der bisherige Dienstleister, interne Entwicklungsteams sowie die Krankenkasse selbst.
- Wissensübertragung der bestehenden Softwarelösungen auf den neuen IT-Dienstleister.
- Organisierung der Go-Live-Phase mit strukturierten Test- und Rufbereitschaftsplänen, um Risiken zu minimieren.
Das Projekt wurde in mehreren Phasen umgesetzt, um eine strukturierte und kontrollierte Transition der Private-Cloud-Umgebung sicherzustellen.
1. Koordination aller Projektbeteiligten und Abstimmung mit der neuen Private Cloud
- Zusammenarbeit mit der Projektleitung des neuen Cloud-Anbieters, um technische Anforderungen frühzeitig zu klären.
- Abstimmung mit dem bisherigen Cloud-Anbieter, um bestehende Prozesse zu analysieren und notwendige Migrationsmaßnahmen abzuleiten.
- Organisation von Jour Fixes, Meetings und Workshops mit internen und externen Stakeholdern, um alle Beteiligten kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten.
2. Wissensmanagement und Dokumentation
- Identifikation von Wissenslücken beim neuen IT-Dienstleister und Planung gezielter Schulungen.
- Aggregation und Bereitstellung relevanter Softwaredokumentationen, um die Transition effizient zu gestalten.
- Einsatz interner Experten für Beratung und Wissenstransfer, um die Softwarelösungen optimal in die neue IT-Umgebung zu integrieren.
3. Cutover-Planung und Vorbereitung des Go-Live
- Zuarbeit zum Transitionsplan, um kritische Meilensteine und Abhängigkeiten frühzeitig zu identifizieren.
- Erstellung eines Rufbereitschaftsplans für die Generalprobe und den Go-Live, um schnell auf potenzielle Probleme reagieren zu können.
- Durchführung von Testszenarien und Validierungen, um den Übergang in die neue Umgebung abzusichern.
4. Change-Management und laufende Abstimmung mit Stakeholdern
- Regelmäßige Kommunikation mit Endkunde (Krankenkasse), IT-Dienstleistern und internen Teams, um Transparenz im gesamten Transitionsprozess sicherzustellen.
- Planung und Steuerung des Wissenstransfers durch Workshops und interne Schulungen.
- Steuerung von internen und externen Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Fachbereiche eingebunden sind.
Durch die strukturierte Koordination und Planung konnte die Transition der IT-Dienstleistungen erfolgreich umgesetzt werden:
- Reibungsloser Wechsel der Private-Cloud-Umgebung, ohne Auswirkungen auf den laufenden Betrieb der Krankenkasse.
- Effiziente Abstimmung zwischen allen Beteiligten, wodurch Missverständnisse und Fehler vermieden wurden.
- Sicherung des Know-hows durch gezielten Wissenstransfer, sodass der neue Dienstleister alle Softwarelösungen optimal betreiben kann.
- Minimierung von Risiken beim Go-Live durch eine sorgfältige Cutover-Planung und vorausschauende Rufbereitschaftsorganisation.
- Nachhaltige Optimierung der IT-Prozesse, da durch die Transition eine strukturiertere und effizientere Zusammenarbeit zwischen den Dienstleistern etabliert wurde.
Die erfolgreiche Steuerung der Transition sicherte dem GKV-Kunden eine moderne, leistungsfähige IT-Umgebung, die den betrieblichen Anforderungen und Sicherheitsvorgaben entspricht.
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